Les 6 règles d’or pour optimiser une organisation

Règle 1 : Limiter les tâches effectuées au strict nécessaire

  • Supprimer les activités et les flux sans valeur ajoutée pour le client  et pour l’organisation interne,
  • Transférer certaines activités vers
    • le client s’il peut les réaliser lui-même
    • un partenaire ou prestataire extérieur s’il est mieux placé pour les réaliser dans de meilleurs conditions de cout et de qualité de service pour des raisons diverses : mutualisation avec d’autres clients, maitrise de techniques ou de technologies que l’entreprise ne souhaite pas acquérir dans l’immédiat, …
  • Bien faire du premier coup,
  • Automatiser.

Règle 2 : Rendre l’organisation transparente pour le client

  • Confier à un interlocuteur unique la prise en charge totale des demandes du client, de l’expression du besoin à sa réalisation,
  • Traiter l’ensemble des opérations au plus près du client mais ne pas hésiter si nécessaire à faire appel aux spécialistes,
  • Suivre les processus déclenchés et informer le client de leur avancement, même en cas d’appel à un spécialiste.

Règle 3 : Limiter le nombre de contributeurs aux processus

  • Rendre les acteurs plus autonomes, capables d’effectuer la majorité des tâches sans dépendre des autres, responsabiliser a priori, contrôler a posteriori
  • Placer la décision au plus près du client : la plupart des décisions doivent pouvoir être prises par l’interlocuteur direct du client,
  • Donner à chaque acteur un accès immédiat à l’information dont il a besoin pour l’opération concernée : catalogue produit, tarifs, données du client, avancement du dossier, etc.

Règle 4 : Différencier l’organisation selon la nature des flux

  • Adapter l’organisation (activités à réaliser, acteurs concernés, système de décision et de contrôle) aux différents cas qui peuvent se présenter : ne pas traiter de la même manière les cas simples et les cas complexes, les cas courants et les cas exceptionnels, les petites affaires et les affaires importantes, les clients sûrs et fidèles et les clients risqués, etc.,
  • Instaurer dans ce cas un triage des flux le plus en amont possible.

Règle 5 : « Délinéariser » les processus

  • Isoler les activités de support de celles qui appartiennent au chemin critique,
  • Réaliser si possible les activités en parallèle.

Règle 6 : Assurer la permanence du service

  • Adapter les ressources à la variation des flux (quotidienne, hebdomadaire, saisonnière) : horaires d’ouverture, nombre de personnes disponibles, etc.,
  • Sécuriser le fonctionnement des processus (notamment par la polyvalence des acteurs).
Catégories :organisation, processus

Les vertus essentielles de l’accompagnateur du changement

Comme le dit si bien C. Darwin: « Les espèces qui survivent ne sont pas les espèces les plus fortes, ni les plus intelligentes, mais celles qui s’adaptent le mieux aux changements »

Conduire le changement n’est pas une phase facile cela implique de savoir vers quoi, comment et avec qui nous voulons l’effectuer.

Que l ‘on veuille ou non, tout le monde doit s’adapter et changer.

Pour qu’un meneur du changement puisse exceller dans cette phase, il doit posséder 5 vertus essentielles : la lucidité, l’honnêteté, l’écoute, l’optimisme et la persévérance.

1. La lucidité : le meneur du changement doit être conscient du changement cela nécessite un état des lieux, une décision de changer même si cela implique la renonciation au confort, aux acquis…

2. L’honnêteté :il doit être honnête dans les bons et les mauvais côtés du changement

3. L’écoute :il doit être à l’écoute et communiquer avec ceux qui l’entourent

4. L’optimisme :il doit croire en la réussite du changement et rester positif

5. La persévérance :par dessus tout s’il ne persévère pas, il baissera facilement les bras car vers le chemin du changement nombreux sont les imprévus et les difficultés. Le meneur du changement pourra les surmonter en restant fixer sur son objectif pour cela il doit adapter les moyens pour y parvenir.

Les managers ayant traversés cette phase sont les plus aptes à conduire et accompagner un changement efficace avec des résultats durables.

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Catégories :Conduite du changement

De la multiplication des appareils à la l’indifférenciation des appareils

Qui aujourd’hui doit « repasser au bureau pour envoyer un e-mail » ? La technologie est entrée dans nos maisons via de petits appareils élégants, ludiques, pratiques, divertissants et ultra-performants. Et avec eux c’est un peu de notre vie professionnelle qui s’immisce dans nos loisirs.

Regardez autour de vous : dans le métro, les smartphones,  tablettes et autres mini-PC sortent fréquemment des sacs à mains ou attaché-case. Si leurs utilisateurs ont en commun d’être hyper concentrés sur ces  objets, ils n’en ont pas tous le même usage : jeu de cartes ou de courses automobiles, lecture de la presse « sérieuse » ou « people », envoi d’emails ou relecture de présentations…

C’est donc un peu de notre vie professionnelle qui s’immisce dans nos loisirs. Et pourquoi pas l’inverse ?

Au bureau, lors d’une réunion, l’heureux propriétaire d’une tablette l’apporte (fièrement) pour prendre des notes, et ne prend pas le risque d’un lombago en transportant son ordinateur qui n’a de portable que le nom.

De nombreuses entreprises américaines travaillent aujourd’hui à la prise en charge de ces appareils, et il y a fort à parier que d’ici quelques années, elles ne fourniront pas un poste de travail à leurs salariés, mais leur allouera un budget pour qu’ils s’équipent à leur gré. Le « Bring your own device » est-il en marche ?

On peut le penser puisque cette pratique est en réalité étroitement liée au Cloud Computing, permettant d’accéder via le réseau à des ressources informatiques. Aujourd’hui 30% des entreprises françaises font appel à une ou plusieurs formes du Cloud Computing, et on estime qu’elles seront 38% d’ici 2013.

Les données de l’entreprise rejoindront nos bibliothèques musicales dans le « nuage ».  Dans ces conditions qu’importe le récepteur du moment qu’il permet de se connecter au réseau ? L’utilisateur choisira son support comme on choisissait entre un cahier à gros ou petits carreaux.

Et vous, vous êtes aussi de ceux qui comme moi, pensent que l’on passe tellement de temps à tapoter sur son ordinateur que l’on devrait avoir le droit de le choisir…. ?

Personnellement depuis que j’ai mon MacBook c’est un vrai plaisir de l’allumer et tapoter dessus, j’irai presque jusqu’à dire que j’ai plaisir à travailler… c’est fou quand même !

Lancement de projectissimo.com

Après plusieurs mois de travail je suis heureux de vous annoncer la naissance officielle de Projectissimo.com, la première plateforme collaborative des acteurs projet

La réussite des projets de transformation est au cœur des préoccupations des entreprises et des acteurs projet en particulier

Cependant, nous constatons encore que le conseil en management et gestion de projet n‘est pas toujours une réponse suffisante pour accompagner dans le temps et la durée les acteurs projet et les entreprises dans la réussite de leurs projets de transformation

Avec Projectissimo.com nous nous donnons comme ambition de mettre pour la première fois à disposition de toutes les entreprises quel que soit leur secteur d’activité y compris celles habituellement exclues des prestations de conseil, un ensemble d’outils / livrables / supports/ services pragmatiques et opérationnels qui permettront aux membres de la communauté des acteurs projet de :

  • Maîtriser leurs projets en s’appuyant sur un ensemble d’outils et modèles de documents immédiatement utilisables
  • Développer leurs compétences en trouvant des réponses concrètes et sur mesure à leurs problématiques
  • Valoriser leur savoir-faire en collaborant à la communauté par des commentaires et publications

Comme vous pouvez le constater, Projectissimo.com est un nouveau  service très ambitieux. Comme tout nouveau service il est perfectible, mais nous avons l’ambition de le faire grandir le plus vite possible, pour qu’il devienne la plateforme collaborative au service de notre performance et de notre progression

D’autres livrables, livres blancs vont donc très vite suivre….. Mais pour aller encore plus vite nous irons plus vite ensemble !!!

  • Vous avez des retours d’expérience à partager sur les projets que vous avez menés
  • Vous avez des idées à me soumettre ou des remarques constructives
  • Vous souhaitez contribuer en publiant des livrables, livres blancs… à tire gratuit ou payant

N’hésitez pas à laisser un message ci-dessous ou à me contacter directement

A bientôt

Le passé est à venir ! Capitalisons et partageons notre expérience

Vous lancez ou participez à un nouveau projet et vous aimeriez savoir comment les autres ont mené ce type de projet, dans quel délai, budget, quels sont les pièges à éviter, les facteurs clés de succès, le dimensionnement à prévoir, etc…

Parce que vous avez déjà conduit des projets de transformation ou y avez participé, je vous propose de partager tous ensemble notre expérience au travers du questionnaire suivant

Vous pouvez comme moi remplir un questionnaire par projet que vous jugez significatif  afin de prendre en compte ses spécificités

J’effectuerai, au sein de ce blog, la synthèse des réponses lorsqu’elles seront suffisamment nombreuses

Alors, merci d’avance et à vos claviers !

PS : Vos réponses resteront bien entendu anonymes

La conduite du changement une discipline enfin reconnue et outillée ?

«Le monde déteste le changement, c’est pourtant la seule chose qui lui a permis de progresser.  » – Charles F. Kettering

Conduire le changement, c’est chercher à obtenir des diverses personnes impactées de nouveaux comportements jugés « plus efficaces ». Pour réussir un changement, il faut aider les personnes à surmonter notamment les obstacles suivants :

  • Le sentiment d’une perte de pouvoir, de prestige ou d’autorité,
  • La crainte de voir leur territoire réduit ou modifié,
  • La crainte de se voir contrôler,
  • La peur de ce qui est nouveau,
  • La peur de devoir changer des habitudes bien ancrées (nouveau système informatique, nouvelle organisation)
  • Etc….

Le changement est donc un processus complexe qui nécessite,

* Pour les personnes concernées :

  • La compréhension et l’acceptation de la cible visée,
  • La connaissance de la façon d’arriver à cet objectif,
  • Le renoncement aux bénéfices secondaires du maintien de la situation présente,
* Pour les acteurs qui le mènent, un vrai savoir-faire et des outils adaptés.
A ce jour, il n’existait pas en France de référentiel vraiment formalisé ni de chaire de recherche sur le sujet. Ce manque est désormais comblé !
  • L’ESSEC vient de créer la première chaire dédiée à la gestion du changement en France. La nouvelle Chaire ESSEC se donne pour ambition de « comprendre les phénomènes et mécanismes du changement dans différents environnements sociétaux et économiques » Accédez ici au communiqué de presse du lancement
  • Projectissimo.com lance ProjectiTM, son référentiel de conduite des projets de transformation qui concilie pour la première fois une double approche complémentaire : le volet technique et le volet terrain d’un projet . Le volet technique décrit l’ensemble des phases, activités et des livrables à produire (plan de management de projet, cahier des charges, cahier de recette…) tandis que le volet terrain décrit comment faire adhérer et impliquer les équipes impactées par le changement. Vous pouvez cliquez ici pour plus d’information

Chefs de projets, êtes-vous reconnus ?

Cela fait déjà un certain temps ou un temps certain (au-delà de 10 ans on a le droit de ne pas donner le chiffre exact !) que je participe à de gros projets. Et bien je constate encore et encore toujours la même chose : les acteurs projets ne sont pas toujours reconnus et se sentent souvent très seuls dans l’entreprise et sur leurs projets !

Il y a en effet souvent peu de personnes, surtout dans les petites et moyennes entreprises, qui puissent nous aider à trouver un modèle de document que l’on n’a jamais réalisé, un exemple de tableau de bord simple à mettre en oeuvre, un retour d’expérience sur un éditeur, un outil, un cabinet de conseil…

Bref, je trouve que travailler sur des projets est vraiment un métier à part et à part entière !!!

Et vous, vous le vivez comment votre métier de chef de projet ?